毎週のシフト作成、こんなことに時間を取られていませんか。スタッフからLINEや口頭で希望を集めて、紙やExcelに書き写して、人数のバランスを見ながらパズルのように組み合わせて、印刷して配って——気づけば日曜の夕方が消えている。
「シフト管理ソフトを入れれば早いのは分かるけど、うちはそこまで本格的じゃない」「月額費用までかけたくない」という方も多いと思います。実は、専用のソフトを入れなくても、スプレッドシートとGoogleフォームを組み合わせるだけで、シフト作成の手間はかなり減らせます。
今回は、毎週のシフト作業を軽くするための具体的なやり方を紹介します。
シフト作成の手間は「3つの段階」に分かれている
まず、シフト作成の何に時間がかかっているのかを整理してみます。手間は大きく3つの段階に分かれます。
ひとつめは、希望を集める段階。スタッフごとに「来週この日休みたい」「この日は早番がいい」という希望をバラバラの方法で受け取り、それを一覧にまとめるのに時間がかかります。
ふたつめは、シフトを組み立てる段階。希望を踏まえながら、人数のバランス、スキルの組み合わせ、誰がどの時間に必要か——複数の条件を同時に考えるので、頭の体力を一気に消費します。
みっつめは、配布と確認の段階。完成したシフトを印刷したり画像で送ったり、間違いがあれば修正して再配布したり。地味ですが、ここも積み重なると負担です。
つまり「シフト作成が大変」とひと言で言っても、実は3つの違う作業が混じっている。それぞれに対して、できる工夫が違います。
段階ごとの工夫
1. 希望はGoogleフォームで集める
希望の集約をLINEや口頭でやっていると、転記漏れや勘違いが起きやすくなります。ここはGoogleフォームに置き換えるのがおすすめです。
「来週のシフト希望」というフォームを作り、スタッフがスマホから希望日と希望時間帯を入力できるようにします。送信された内容はスプレッドシートに自動でたまるので、転記する手間がいりません。
毎週同じフォームを使い回せるので、一度作れば運用は楽です。スタッフ側も、好きな時間に入力できるので気軽になります。
2. 組み立てはスプレッドシートで一覧化
希望が集まったら、スプレッドシートで全体を一覧化します。縦に日付、横にスタッフ名を並べた表を作り、希望をそこに反映していくイメージです。
色分けを使うと、状況が一目で分かります。たとえば「希望休=グレー」「早番希望=オレンジ」「遅番希望=青」のように色をつけておけば、空いている時間帯やシフトが偏っている箇所が、見ただけで分かります。
人数のバランスを確認するために、その日の出勤人数を自動で数える関数(COUNTAなど)を1つ入れておくと、組み立てながら確認できて便利です。これで「気づいたら土曜の出勤が1人だけだった」という事故も防げます。
3. 配布はスプシの共有で完結
完成したシフトを画像にして送る、印刷して配る——この一手間も、スプレッドシートの共有機能を使えば省けます。
シフト表のスプレッドシートをスタッフ全員と共有しておけば、各自がスマホからいつでも確認できます。修正が入っても、書き換えればすぐ全員に反映される。「最新版はどれ?」という混乱もなくなります。
公開範囲は「閲覧のみ」にしておけば、誤って消されることもありません。
専用ソフトを検討するのはそのあとで
ここまでの工夫で、毎週のシフト作成はかなり軽くなります。それでも追いつかなくなってきたら、シフト管理の専用ソフトを検討するタイミングです。
専用ソフトには、自動でシフトを組んでくれる機能や、勤務時間の集計機能、給与計算との連携などがあります。スタッフが多い・拠点が複数ある・労務管理まで一気通貫でやりたい——こういう段階では、専用ソフトの価値が大きくなります。
ただ、いきなり高機能なものを入れる必要はありません。まずはスプレッドシートとフォームで運用を整え、何に困っているかが見えてから検討するほうが、自分に合ったソフト選びができます。
まとめ
シフト作成の手間は、希望の集約・組み立て・配布の3段階に分かれています。それぞれにできる工夫があり、Googleフォームとスプレッドシートを組み合わせるだけでも、毎週の作業はかなり楽になります。
ポイントは、いきなり完璧な仕組みを作ろうとしないこと。まず希望の集約だけフォームに置き換えてみる、シフト表に色分けを入れてみる——小さく試して効果を実感しながら、少しずつ整えていけば十分です。
「自分のお店だとどう組めばいいか分からない」「希望のフォームをどう作ればいいか相談したい」と感じたら、お気軽に声をかけてもらえればと思います。シフトの流れに合わせて、無理のない仕組みを一緒に考えられます。
